Kodex ochrany osobních údajů

Bereme velmi vážně důvěru svých klientů, kteří nám poskytnou svoje osobní údaje.

Vaše osobní údaje jsme se zavázali zpracovávat v souladu s nejnovější legislativní úpravou, na prvním místě Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů známé pod zkratkou GDPR).

Proto se na Vás obracíme s tímto Kodexem ochrany osobních údajů (dále jen „Kodex“), abychom Vás informovali v souladu s čl. 12 GDPR a seznámili Vás s Vašimi právy, a také tím jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, jakou formou a poskytli Vám srozumitelné informace o tom, jak bude s Vašimi osobními údaji nakládáno.

I. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Jakožto správce Vámi poskytnutých osobních údajů zpracováváme v rámci vztahů s našimi klienty tyto osobní údaje:

• jméno, příjmení
• adresa
• e-mail
• telefonní číslo
• datum narození
• jména a data narození Vašich dětí
• případně další osobní údaje, které tvoří součást mediačních dohod, které u nás uzavíráte

II. Na základě jakého důvodu a za jakým účelem tyto osobní údaje zpracováváme?

GDPR umožňuje v čl. 6 celkem 6 zákonných důvodů pro zpracování Vašich osobních údajů, my z těchto povolených případů využíváme následující 4.

1) Osobní údaje poskytnuté na základě Vaší poptávky

V prvé řadě zpracováváme ty osobní údaje, které jste nám dobrovolně poskytli. Nejčastěji vyjádřením souhlasu s poskytnutím naší služby. Tento souhlas poskytujete potvrzením dohodnutého termínu prvního mediačního jednání, případně poskytnutím svých kontaktních údajů.

2) Osobní údaje poskytnuté za účelem uzavření smlouvy o provedení mediace

Tyto osobní údaje získáváme většinou formou poskytnutí údajů při uzavření smlouvy o provedení mediace, na základě které je mediace zahájena.

Na základě smlouvy o provedení mediace zpracováváme:

– jméno, příjmení, datum narození, adresu trvalého pobytu, e-mailovou adresu a jména a data narození dětí, pakliže se předmět mediace týká nezletilých dětí. Důvodem zpracování těchto údajů je plnění povinností plynoucích ze zákona o mediaci, který ukládá zapsaným mediátorů zahájit mediaci uzavřením písemné smlouvy obsahující výše uvedené údaje.

3) Osobní údaje, které se týkají předmětu mediačních dohod

To jsou osobní údaje, které nám dobrovolně sdělíte, protože tvoří součást závazků obsažených v mediačních dohodách. Jedná se např. o čísla Vašich bankovních účtů uváděná v dohodách o vypořádání společného jmění manželů, čísla úvěrových smluv apod. Tyto údaje jsou obsaženy v mediačních dohodách jen v případě, že je to potřebné a se souhlasem klientů.

III. S kým osobní údaje sdílíme?

Mediátor vystupuje jako Správce osobních údajů. S ostatními pracovníky mediační kanceláře sdílí osobní údaje svých klientů jen na základě souhlasu klientů a v případě, kdy je takové sdílení v zájmu klientů.

IV. Jaká práva Vám zaručujeme?

Podle GDPR máte právo nás požádat o to, abychom vám poskytli informace či provedli některé operace s osobními údaji. Konkrétně Vám tak zaručujeme tato Vaše práva:

1) Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
Máte právo na kopii osobních informací, které o vás uchováváme, a na určité informace o tom, jak je využíváme.

2) Právo na opravu, resp. doplnění nepřesných osobních údajů (čl. 16 GDPR)

Pokud se domníváte, že jsou informace, které o vás máme, nepřesné, můžete nás požádat o jejich aktualizaci či změnu.

3) Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)

Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom Vaše údaje vymazali, například pokud již osobní údaje nejsou nutné pro původní účel nebo pokud odvoláte souhlas.

4) Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)

Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom přestali vaše osobní informace využívat, například pokud se domníváte, že osobní informace, které o vás uchováváme, nejsou přesné nebo pokud se domníváte, že není potřeba, abychom vaše osobní informace nadále využívali.

5) Právo být informován o opravě, výmazu nebo omezení zpracování z naší strany (čl. 19 GDPR)

6) Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme elektronicky s vaším souhlasem, máte právo nás požádat, abychom vám je poskytli ve strojově čitelném formátu. Můžete také požádat, abychom údaje předali třetí osobě.

7) Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)

Máte právo vznést námitku proti zpracování, které provádíme za účelem oprávněného zájmu. Jestliže nebudeme mít pro zpracování přesvědčivý oprávněný důvod, nebudeme osobní údaje pro daný účel dále zpracovávat.

V. Jaké zásady při zpracování osobních údajů dodržujeme?

V souladu s článkem 5 GDPR dodržujeme základní povinnosti správce. Osobní údaje zpracováváme s důrazem na:

1) Soulad se zákonem

Ve vztahu k Vám zpracováváme Vaše údaje pouze na základě jednoho ze zákonných titulů (souhlas, smlouva apod.).

2) Korektnost a transparentnost

Všem klientům, s jejichž osobními údaji jakkoli nakládáme, dáváme možnost seznámit se se způsobem zpracování a tím, komu budou zpřístupněny.

3) Omezení účelu

Všechny osobní údaje jsou námi shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a je zakázáno je dále zpracovávat způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.

4) Minimalizace údajů

Zpracování Vašich údajů je z naší strany vždy přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány – navzdory mnoha smluvním podmínkám s dalšími partnery, které znamenají určitá omezení, se snažíme nezpracovávat žádný osobní údaj, který není potřeba.

5) Přesnost a aktualizaci

Přijímáme veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny a v případě potřeby je průběžně aktualizujeme.

6) Omezení uložení

Osobní údaje ukládáme vždy po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány. Uzavřené mediační dohody uchováváme do zletilosti dětí. Spisy ostatních klientů uchováváme po dobu jednoho roku od posledního mediačního jednání. Poté jsou spisy skartovány.

7) Důvěrnost a integritu

Snažíme se vždy zajistit náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

VI. Další informace k Vaším osobním údajům

V případě dalších dotazů ke zpracování Vašich osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mailu mediace@manofi.cz. Na tomto e-mailu můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píšeme v článku IV. Pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn přímo vámi, vás můžeme kontaktovat a ověřit si přiměřeným způsobem Vaši totožnost. Žádost může podat i váš zmocněnec. Pokud si nebudeme jisti identitou žadatele, můžeme vás požádat o další informace. Naše povinnost žádosti vyhovět bude v některých případech záviset na tom, pro jaký účel vaše údaje zpracováváme.

Máte též právo v případě porušení Vašich práv na ochranu osobních údajů podat stížnost přímo Úřadu na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz